Как разработать эффективный шаблон выходного интервью
Как разработать эффективный шаблон выходного интервью
Проведение выходных интервью стало обычной практикой. Когда приходит время прощаться с сотрудником – будь то выход на пенсию, отставка или любая другая причина, – скорее всего, перед уходом ему придется посетить Отдел персонала.
Если вы работаете в отделе кадров, вы можете отвечать за разработку и проведение шаблона выходного интервью. В этой статье мы объясним, как составить форму выходного интервью, сфокусированную на практических данных, которые может использовать работодатель, и предоставим шаблон, который поможет вам создать свою собственную форму.
Что такое шаблон выходного интервью?
Шаблон или форма выходного интервью – это конфиденциальный опрос, проводимый в качестве последнего шага для сотрудника, время работы которого в компании подошло к концу. Выходное интервью проводится в отделе кадров, и руководитель сотрудника не должен присутствовать на нем.
В ходе выходного интервью вы должны дать сотруднику бланк выходного интервью, чтобы собрать информацию о его опыте работы в вашей организации. Вопросы должны помочь оценить культуру работы и способность компании подготовить своих сотрудников к выполнению необходимых обязанностей.
Когда сотрудник заполняет шаблон выходного интервью с честными ответами, это может помочь компании повысить уровень удержания сотрудников и привести к более позитивной культуре на рабочем месте.
Как разработать шаблон выходного интервью, который будет служить интересам вашей компании
Вы можете использовать один и тот же шаблон выходного интервью для всех сотрудников, которые покидают вашу компанию. Изучите следующие шаги, чтобы убедиться, что ваш шаблон отвечает интересам вашей организации:
1. Соберите основные сведения
В начале шаблона выходного интервью необходимо запросить основную информацию о сотруднике и его роли в компании. Знание этих деталей может помочь вам найти конкретные отделы или руководителей, которые могут нуждаться в развитии. В верхней части анкеты укажите следующее:
Имя сотрудника
Позиция
Отдел
Непосредственный руководитель или руководители
Количество времени, проведенного в компании
Место работы, если применимо
Если у вашей компании несколько филиалов, возможно, в одном из них работа идет более гладко, чем в другом. Спрашивая увольняющихся сотрудников о месте их работы, вы получаете точные данные.
2. Оценка опыта обучения и введения в должность
Правильное обучение и доступ к необходимому оборудованию играют решающую роль в формировании уверенных и умелых сотрудников. Оценка процесса обучения и введения в должность жизненно важна для повышения производительности нынешних и будущих сотрудников.
Если увольняющийся сотрудник сообщает, что он чувствовал, что его должностная инструкция была четкой, а обучение было эффективным, то компания имеет все шансы обеспечить высокий уровень удержания сотрудников. Ваш работодатель также может использовать сообщения о недовольстве технологиями или недостаточной подготовке к работе для внесения значительных изменений на организационном уровне.
3. Оцените культуру и климат на рабочем месте
Культура и климат являются важными факторами для общей удовлетворенности работой. Знание того, каково это – работать в той или иной роли, поможет компании адаптироваться и удержать сотрудников. Обязательно задайте следующие вопросы, чтобы получить представление о климате в каждом отделе:
Чувствовали ли вы себя желанным гостем в своей команде или отделе?
Было ли достаточно возможностей для установления дружеских связей на работе?
Чувствовали ли вы поддержку в своей роли?
Был ли безопасный способ выразить свои вопросы или опасения??
Чувствовали ли вы себя счастливым, приходя на работу каждый день?
4. Спросите о решении сотрудника уйти
Иногда сотрудник вынужден покинуть свою должность по обстоятельствам, не зависящим от компании. Возможно, их супругу или супруге необходимо переехать на новое место работы, или, возможно, им нужно ухаживать за больным членом семьи. Если причина ухода сотрудника указывает на проблемы, связанные с работой, его отзыв может помочь компании внести конкретные улучшения. Следующие вопросы могут помочь указать на необходимость улучшений со стороны организации:
Была ли причина вашего увольнения личной или семейной?
Чувствовали ли вы, что ваша зарплата соизмерима с объемом работы и должностью?
Чувствовали ли вы признание за свой вклад в развитие компании??
Чувствовали ли вы когда-нибудь себя небезопасно или некомфортно на рабочем месте??
Вы были приняты на новую работу? Если да, то в каком смысле это предложение о работе лучше соответствует вашим потребностям?
5. Найдите пробелы в общении
Если ответы увольняющегося сотрудника показывают, что его решение покинуть компанию не связано со смягчающими жизненными обстоятельствами, есть вероятность, что на работе чего-то не хватало. Возможно, они не чувствовали себя востребованными, или им не хватало уверенности в своей работе.
Обязательно спросите, говорили ли они с кем-нибудь об этих проблемах. Важно отметить, был ли этот человек равным или вышестоящим. Если они так и не высказали своих опасений, обязательно выясните причину. Знание того, что кто-то чувствовал себя слишком неловко, чтобы высказать свои опасения, или что не было принято никаких мер, когда он это сделал, поможет вашему работодателю создать более коммуникабельную рабочую среду в будущем.
6. Спросите о личном мнении
Убедитесь, что в форме выходного интервью прямо задается вопрос о том, что можно улучшить в компании. Спросите, могло ли руководство сделать что-то, что побудило бы сотрудника остаться. Важно также спросить, будет ли этот человек рассматривать возможность работы в организации в будущем. Если увольняющиеся сотрудники регулярно сообщают, что не хотели бы возвращаться – даже при других обстоятельствах, – возможно, существует необходимость в фундаментальных изменениях.
7. Просите о честности
Обратная связь полезна только в том случае, если она честна. Если увольняющийся сотрудник чувствует давление, заставляющее его отражать в своих ответах только положительные эмоции, то выходное интервью не будет способствовать общему росту организации. По этой причине важно донести до сотрудника некоторые моменты до того, как он заполнит форму выходного интервью. Например:
Опишите цель анкеты.
Укажите на необходимость честности, а не незаслуженных комплиментов.
Объясните, что обратная связь является анонимной и конфиденциальной и что имена не будут разглашаться.
Необходимо сообщить увольняющемуся сотруднику о цепочке связей. Объясните, что обратная связь, которую они предлагают, будет организована с помощью компьютерной программы, которая собирает данные всех увольняющихся сотрудников за определенный период времени.
Заверить сотрудника, что его имя не будет разглашаться и что обратная связь будет предоставлена руководителям в виде графиков и статистики в конце месяца или квартала. Эта деталь будет способствовать честной оценке.
Пример шаблона выходного интервью
Если вы пытаетесь разработать шаблон выходного интервью для своей организации, используйте приведенный ниже образец в качестве руководства:
Конфиденциальная форма обратной связи с работником при увольнении
Основная информация
Имя сотрудника:
Должность:
Отдел:
Непосредственный руководитель или руководители:
Количество времени работы в компании:
Местонахождение офиса:
Готовность
Помочь нам понять, насколько подготовленным вы себя чувствовали, чтобы квалифицированно выполнять возложенные на вас обязанности. Проанализируйте следующие вопросы и оцените свой опыт по шкале от 1 до 10, где 10 – самый высокий уровень:
Было ли полученное вами описание должности полным и соответствующим вашей роли?
Оказало ли обучение, в котором вы участвовали, влияние на понимание ваших должностных обязанностей и способов их выполнения??
Достаточным ли было количество полученных вами учебных курсов и ресурсов для подготовки к вашей роли?
Был ли кто-то доступен для вас в качестве ресурса или руководства на вашем карьерном пути?
Чувствуете ли вы, что у вас были все инструменты и оборудование, необходимые для выполнения работы??
Культура и сообщество
Ниже приведены ответы “ДА” или “НЕТ. Не стесняйтесь уточнять, чтобы помочь нам лучше понять ваш опыт.
Чувствовали ли вы себя желанным гостем в своей команде или отделе?
Было ли достаточно возможностей завести дружеские связи на работе??
Чувствовали ли вы поддержку в своей роли?
Был ли безопасный способ выразить свои вопросы или опасения?
Чувствовали ли вы себя счастливым, приходя на работу каждый день??
Чувствовали ли вы, что ваша зарплата соответствует объему работы и должности?
Чувствовали ли вы признание за ваш вклад в развитие компании?
Чувствовали ли вы в какой-либо момент небезопасность или дискомфорт на рабочем месте??
Причина ухода
Часть 1: Что привело к вашему уходу из компании? Пожалуйста, отметьте все, что относится к данному вопросу.
______ Отсутствие связи
______ Рабочие обязанности были неуправляемыми
______ Рабочие обязанности не были сложными
______ Отношения с руководителем
______ Отсутствие баланса между работой и личной жизнью
______ Продолжительность поездки на работу
______ Недостаточная зарплата
______ Отсутствие продвижения по службе или продвижения по службе
______ Предложение работы в другом месте
______ Отношения с коллегами или членами команды
______ Переезд по причинам, не связанным с работой
______ Личные причины
Часть 2: Пожалуйста, прочитайте следующие вопросы и ответьте на них как можно подробнее.
Какова причина вашего ухода с этой должности?
Если у вас были проблемы, связанные с этой ролью, сообщали ли вы о них коллегам, HR или руководителю?? Если да, то с кем вы разговаривали и каковы были результаты этого общения?
Есть ли что-нибудь, что наша компания могла бы сделать, чтобы избежать вашего ухода??
Хотели бы вы вернуться на работу в нашу компанию в будущем??
