Вопросы и ответы для собеседования с личным помощником
Вопросы и ответы для собеседования с личным помощником, которые помогут вам подготовиться
Личные помощники помогают членам исполнительной команды поддерживать организованное расписание, используя навыки организации и многозадачности. Во время собеседования на должность личного помощника вам предстоит ответить на вопросы, касающиеся этих важных навыков, а также вашей специальной подготовки и опыта. Изучение и отработка общих вопросов для собеседования с личным помощником может помочь вам добиться успеха. В этой статье мы рассмотрим несколько вопросов, которые вы можете получить, включая образцы ответов, которые вы можете использовать для составления своих ответов.
Общие вопросы о личном помощнике
Общие вопросы во время собеседования с личным помощником дают интервьюеру возможность больше узнать о ваших интересах и карьерных целях. Вот несколько общих вопросов для собеседования, которые вы можете получить:
Почему из вас получится хороший личный помощник?
Какие сильные стороны помогут вам на должности личного помощника?
Где вы видите себя через пять лет? 10 лет?
Почему вы хотите работать здесь?
Какие советы или процедуры вы практикуете, чтобы оставаться организованным?
Что вам больше всего нравится в этой должности? Наименьший?
Какими компьютерными или техническими навыками вы обладаете?
Считаете ли вы себя более командным или независимым работником??
Насколько комфортно вам работать с разными членами команды из разных отделов?
Что вы считаете самой важной обязанностью личного помощника??
Как бы вы оценили свои коммуникативные навыки?
Вопросы об опыте и биографии
Вопросы о вашем опыте и биографии дают менеджеру по найму представление о том, какой профессиональный опыт может помочь вам в открытой вакансии. Вот несколько вопросов об опыте и биографии, которые вы можете получить:
Расскажите о случае, когда на работе вы допустили большую ошибку. Как вы с этим справляетесь?
Расскажите о случае, когда вам приходилось проявлять терпение на рабочем месте.
Какие программы вы используете для поддержания организованности?
Что вы надеетесь получить от этой должности?
Что бы сказал о вас ваш предыдущий руководитель или менеджер?
Кто является вашим самым запоминающимся руководителем или лидером? Что вы помните о них?
Какие уникальные навыки или опыт вы можете привнести в эту должность??
Как вы расставляете приоритеты при выполнении нескольких заданий одновременно??
Расскажите о вашем процессе планирования и организации мероприятий.
Как вы справляетесь с изменениями в расписании в последнюю минуту?
Расскажите о случае, когда от вас требовалось быстро принять решение.
Углубленные вопросы
Углубленные вопросы могут включать вопросы поведенческого или ситуационного интервью, которые измеряют вашу трудовую этику или стиль работы и помогают определить, насколько вы впишетесь в компанию. Вот несколько углубленных вопросов, которые может задать менеджер по найму:
Что бы вы сделали, если бы почувствовали, что с вашими рабочими обязанностями стало трудно справляться?
Какие тренинги или программы вы прошли, которые помогут вам в этой должности?
Расскажите о случае, когда вам приходилось проявлять гибкость на работе.
Каково ваше самое большое профессиональное достижение?
Расскажите о случае, когда вы получали противоречивые указания от нескольких руководителей.
Расскажите мне о случае на работе, когда ваши коммуникативные навыки были важны.
Другой член команды просит вас предоставить доступ к конфиденциальным данным. Как вы ответите?
Ваш руководитель попросил вас не отвечать на звонки, но клиент требует, чтобы он ответил. Чем вы занимаетесь?
Расскажите о своем процессе бронирования поездок или мероприятий. Как вы убеждаетесь, что у вас есть вся необходимая информация?
Как вы будете использовать свой опыт работы в качестве личного помощника для достижения своих будущих целей?
Вопросы о личном помощнике с примерами ответов
Вот несколько вопросов на собеседовании для личного помощника, которые вы можете получить, а также примеры ответов:
В чем ваша самая большая слабость как личного помощника?
Этот вопрос задается для того, чтобы узнать не только о том, что вы считаете своей самой большой слабостью в качестве личного помощника, но и о том, какие шаги вы предпринимаете для ее преодоления. Это измеряет самоанализ и вашу способность предпринимать действия для поиска решения. Отвечая на этот вопрос, важно не только перечислить свои самые слабые стороны, но и рассказать о том, как вы узнали о них и какие конкретные шаги предприняли для их устранения.
Пример: Я понял, что моя самая большая слабость в том, что я часто беру на себя больше работы, чем могу выполнить. На предыдущих должностях я обнаружила, что когда меня просят помочь или даже взять на себя обязанности, выходящие за рамки моей работы, я боюсь, что мои коллеги или руководители сочтут меня менее способной, если я не соглашусь.
Признавая эту слабость, я также научилась расставлять приоритеты в своих обязанностях и не брать на себя больше, чем возможно. Я тщательно планирую каждую задачу в своем календаре с указанием сроков выполнения, чтобы иметь представление о том, сколько работы у меня сейчас, и сколько еще, если это возможно, я могу выполнить.
Расскажите мне о случае, когда вам приходилось использовать навыки работы в режиме многозадачности.
Работа в режиме многозадачности – важный навык при работе в качестве личного помощника. Этот вопрос для собеседования просит вас рассказать о конкретном случае на работе, когда вам пришлось использовать этот важный навык. Обязательно отвечайте по методу STAR, который включает в себя перечисление ситуации, задачи, действия и результата. Если возможно, обсудите конкретную ситуацию, в которой вы работали в качестве личного помощника.
Пример: В моей предыдущей должности личного помощника конец года был самым напряженным сезоном для офиса. В дополнение к своим обычным обязанностям я также отвечала за организацию праздничной вечеринки в офисе, планирование поездок для руководящего состава и обеспечение информирования всех членов команды о предстоящих мероприятиях. В прошлом году у нас также наступил срок сдачи большого проекта, над которым мы одновременно работали для клиента.
Я осознал, что мне предстоит напряженный график работы. Я составил список каждого большого проекта и разбил его на шаги, которые необходимо выполнить. Я также определила срок выполнения каждой отдельной задачи, по крайней мере, за несколько дней до фактической даты выполнения, на случай, если мне придется перестроить свой график. Затем, каждый день, я бы разделила свой рабочий день на части, отмечая в списке задачи для каждого из предстоящих проектов. Я смог выполнить все свои обязанности, а также уложиться в срок по каждому проекту, не теряя времени.
Что делает вас хорошим личным помощником?
Это открытый вопрос, который позволит вам обсудить, что делает вас сильным кандидатом на открытую вакансию личного помощника. Вы можете использовать этот вопрос для обсуждения ваших сильных сторон, преданности отрасли или для обсуждения любых моментов, которые вы еще не успели обсудить в ходе интервью. При составлении ответа подумайте о своих сильных сторонах и о том, что делает вас хорошим личным помощником.
Пример: У меня всегда была сильная страсть к помощи другим людям. Учась в бизнес-школе, я обнаружила, что также очень организована, умею планировать и отлично справляюсь с многозадачностью. У меня всегда хорошо получалось организовывать свое рабочее место и вести свою команду к продуктивной работе. Мои коллеги всегда обращались ко мне за помощью в планировании мероприятий и организации встреч.
Когда я чего-то не знаю, я ставлю перед собой цель записаться на тренинг или записаться на занятия, чтобы научиться этому. Я считаю, что эти специфические навыки в сочетании с моим стремлением помогать другим приносят пользу в качестве личного помощника.
Расскажите о случае, когда вам пришлось иметь дело с трудным клиентом или коллегой.
Персональные ассистенты работают с членами команды всех уровней. Они могут работать непосредственно с членами руководящей команды, клиентами или коллегами, поэтому навыки межличностного общения и работы в команде являются обязательными. Этот вопрос проверяет ваши навыки решения проблем. При ответе важно использовать метод STAR, а также рассказать о том, какие конкретные навыки помогли вам работать с трудным коллегой.
Пример: На моей предыдущей должности я часто работала с личным помощником другого члена исполнительной команды. Хотя большую часть времени мы с ней ладили, она часто опаздывала с заданиями. Мы должны были вместе работать над проектом, планируя предстоящую финансовую встречу с владельцем компании. Поскольку я знал о ее истории опозданий с заданиями, я запланировал выполнение своей части проекта с достаточным запасом времени на случай ее опоздания.
Я поняла, что, хотя мне, возможно, придется взять на себя дополнительную работу, чтобы все выполнить, организация и результат встречи были важнее. В итоге я взяла на себя несколько задач в последнюю минуту, чтобы все прошло гладко, а также помогла ей не сбиться с пути и уложиться в сроки проекта. Встреча прошла хорошо, и все шло по плану.
Советы для собеседования с личным помощником
Вот несколько советов, которые помогут вам подготовиться к собеседованию на должность личного помощника:
Продемонстрируйте свои навыки помощника на собеседовании: Работодатели ожидают, что личные помощники будут дружелюбными, отзывчивыми, организованными и быстро соображающими. Практикуйте эти навыки, чтобы вы могли их подчеркнуть.
Заранее составьте список ситуаций на рабочем месте: Вы можете ожидать много поведенческих вопросов во время собеседования. Заранее составьте список ситуаций, которые помогут вам подготовиться.
Составьте список вопросов: задавая интервьюеру вопросы об открытой вакансии, вы не только сможете узнать, подходит ли вам эта должность, но и продемонстрируете свою заинтересованность в ней. Заранее составьте список вопросов, которые вы хотите задать.
Заранее изучите должность: Заблаговременное ознакомление с ожиданиями и обязанностями сотрудника поможет вам ответить на вопросы о том, почему вы подходите на эту должность.
