Как писать сопроводительное письмо в 2021 году

После нескольких недель тяжелого поиска работы вы почти у цели. Вы усовершенствовали свое резюме. Вы выбрали самые лучшие вакансии, на которые хотите подать заявку. У вас даже есть друг, который всегда готов помочь вам подготовиться к собеседованию.

Но затем вы замечаете, что на сайте подачи заявок на вакансию, вам необходимо отправить сопроводительное письмо. Если вы не рассчитывали на такой подвох, то вы, скорее всего, не в курсе, что необходимо включать в данный документ. В данной статье мы расскажем вам, что такое сопроводительное письмо, из каких важных элементов оно должно состоять и чем оно должно отличаться от вашего резюме.

Что такое сопроводительное письмо? (и почему это важно)

Сопроводительное письмо – это одностраничный документ, который вы отправляете как часть вашего заявления о приеме на работу вместе с составленным вами резюме. Его цель – представить вас и кратко описать ваш профессиональный опыт. В среднем ваше сопроводительное письмо должно быть длиной от 250 до 400 слов.

В одной статье журнала Forbes автор утверждал, что сейчас исчезает необходимость в данном документе. Но в той же статье автор привел факт, что 53% работодателей предпочитают кандидата, который высылает сопроводительное письмо. Поэтому мы настоятельно рекомендуем писать сопроводительные письма, особенно при подаче заявления на работу в малых и средних компаниях. Они действительно дают возможность отделу кадров составить более подробную картину о вас, а также добавляют столь необходимые ключевые слова в ваш запрос.

Хорошее сопроводительное письмо может заинтересовать работника отдела кадров и заставить его прочитать ваше резюме. Наоборот плохое письмо отправит вашу заявку на работу прямо в шредер. Поэтому чтобы этого не произошло, важно знать, как написать убедительное сопроводительное письмо.

Имейте в виду, что данный документ является дополнением к вашему резюме, а не его заменой. Поэтому вы не должны повторять в нем все то, что уже указали в своем CV. Если вы пишете сопроводительное письмо впервые, старайтесь следовать проверенному формату:

• Заголовок – добавьте контактную информацию;
• Приветствие работника отдела кадров;
• Вступительный абзац – захватите внимание читателя 2-3 вашими главными достижениями;
• Второй абзац – объясните, почему вы идеальный кандидат на данную должность;
• Третий абзац – объясните, почему вы подходите компании;
• Формальное завершение.

Как написать идеальное сопроводительное письмо?

Теперь, когда вам известен формат, мы пошагово пройдем через весь процесс написания сопроводительного письма.

Шаг 1. Начните сопроводительное письмо с заголовка

Как и в случае с резюме, сопроводительное письмо нужно начинать с раздела «Контактная информация». Сюда входят следующие детали:

• Полное имя;
• Номер телефона;
• Электронное письмо;
• Дата;
• Имя того, кому адресовано письмо или просто должность;
• Название компании, к которой вы обращаетесь.

В некоторых случаях вы можете также рассмотреть возможность добавления:

• Профиля в социальных сетях – LinkedIn, GitHub (для разработчиков), Dribble (для дизайнеров) и т.д.
• Персональный веб-сайт. Если у вас есть личный веб-сайт, который каким-то образом повышает ценность вашего предложения, вы можете упомянуть его. Это может быть ваше портфолио, профессиональный блог и т.д.

Теперь, что вы не должны упоминать в заголовке:

• Ваш адрес/город проживания, так как это вы включаете в свое резюме, а не в сопроводительное письмо.
• Непрофессиональная электронная почта. Убедитесь, что ваш электронный адрес выглядит профессионально. При подаче заявки на работу придерживайтесь формата «[имя] + [фамилия] @ domain.com или .ru».

Шаг 2. Приветствуйте начальника отдела кадров или отдела, на должность которого вы подаете заявку

После того как вы перечислили свою контактную информацию, вам нужно начать писать сопроводительное письмо. Первое, что необходимо здесь сделать – это обратиться к начальнику отдела кадров или другого отдела лично.

Вы не должны писать просто «Здравствуйте» или «Уважаемый отдел кадров». Вы хотите показать, что провели исследование и действительно увлечены работой в их организации. Никто не хочет нанимать соискателя, который просто спамит одним и тем же форматом письма в 20 компаний и надеется получить работу в какой-то из них.

Итак, как вы узнаете, кто является начальником нужного вам отдела? Есть несколько способов сделать это. Самый простой вариант – поискать его в LinkedIn. Если у вас не получится найти нужного вам человека, так как LinkedIn еще не так популярен в наших странах, тогда посетите раздел «Контакты» или «Наша команда» на веб-сайте компании.

Если вам все еще не удается найти нужного человека, тогда используйте просто «Уважаемый начальник отдела кадров/маркетинга/продаж».

Шаг 3. Напишите вступление, привлекающее внимание

Первые впечатления имеют значение, особенно когда дело доходит до поиска работы. Рекрутеры получают сотни, иногда даже тысячи заявлений. Скорее всего, они не будут читать каждое сопроводительное письмо от начала до конца. Поэтому важно привлечь их внимание с самого первого абзаца.

Проблема, которая заметна в большинстве вступительных абзацев сопроводительного письма, заключается в том, что они обычно достаточно общие. Большинство из них выглядят примерно так:

«Здравствуйте, меня зовут Александр, и я хотел бы работать в должности Торгового Представителя в компании Coca Cola. Я проработал более 5-ти лет в компании P&G и считаю, что отлично подхожу на эту должность».

Как вы заметили, в данном вступительном абзаце почти ничего не сказано, кроме того факта, что соискатель раньше работал на похожей должности. Знаете, кто еще имеет подобный опыт работы? Все остальные кандидаты, с которыми он конкурирует.

Вместо этого, лучше начать с 2-3 своих главных достижений, чтобы действительно привлечь внимание читателя. Предпочтительно, чтобы достижения были как можно более релевантные позиции. Это может выглядеть таким образом:

«Уважаемый Виктор Иванович,

Меня зовут Александр, и я бы хотел помочь компании Coca Cola увеличить свои продажи, выступая в должности Торгового Представителя. Работая последние 5 лет в компании P&G, я ежегодно становился лидером по приросту новых клиентов, что приносило компании дополнительный рост продаж в 2%. Я верю, что мой опыт работы и профессионализм в области продаж делают меня отличным кандидатом на эту должность».

После того как вы написали введение, подумайте о теле вашего сопроводительного письма. Данная часть разделяется на два параграфа: первый предназначен для объяснения того, почему вы подходите для этой работы, а второй, чтобы доказать, что вы подходите самой компании.

Шаг 4. Объясните, почему вы идеальный кандидат

Здесь вы демонстрируете свои профессиональные навыки и убеждаете менеджера по подбору персонала, что вы лучше подходите для этой роли, чем все остальные кандидаты.

Прежде чем что-то писать, вам необходимо узнать, каковы наиболее важные требования к должности. Для этого вы открываете объявление о работе и определяете, какие обязанности наиболее важны.

Шаг 5. Объясните, почему вы отлично подходите компании

Отдел кадров смотрит не только на то, как хорошо вы справитесь со своей работой. Они также ищут того, кто идеально впишется в их корпоративную культуру. Сотрудники, которые не вписываются в этот формат, рано или поздно уходят из компании, что приводит к финансовым потерям предприятия. Поэтому вам необходимо убедить рекрутера, что вы действительно увлечены этой работой.

Для начала вы должны провести исследование о компании. Вы хотите знать такую информацию, как:

• Какова бизнес-модель компании?
• Каков продукт или услуга компании? Вы уже использовали это?
• Какова культура компании? Будет ли ваша работа находиться под жестким контролем или компания приветствует автономность?

Прогуглите эту информацию, а также отзывы, оставленные прежними сотрудниками. Вам нужно выяснить, что вам нравится в компании и передать это в своем письме.

Допустим, вы увлечены их продуктом и вам нравится культура инноваций и независимости сотрудников. То, что вам не следует делать, это быть слишком общим, и большинство соискателей делают ошибки в этом месте. Не пытайтесь передать общие фразы из рекламного проспекта компании. Ваши слова получат больше веса, если вы будете честны в своих чувствах.

Шаг 6. Завершите письмо призывом к действию

Наконец, пришло время закончить ваше сопроводительное письмо и написать заключение. В последнем абзаце вы можете:

• Добавить несколько пунктов, которые не получилось вставить в предыдущих абзацах. Вам есть что еще сказать? Любая другая информация, которая поможет отделу кадров принять решение?
• Поблагодарить за потраченное время на чтение вашего письма.
• Завершите сопроводительное письмо призывом к действию. Это будет вашим самым последним предложением. Вы должны попросить читателя предпринять какие-то действия. Например, пожалуйста, просмотрите мои работы по этому адресу; пожалуйста, свяжитесь со мной по номеру …, если у вас возникли ко мне вопросы или для дальнейшей встречи и т.д.

Шаг 7. Последний штрих

Как только вы закончите с последним параграфом, все, что вам нужно сделать, это написать формальное «до свидания», но вы можете закончить письмо и другими выражениями, как «С уважением», «С наилучшими пожеланиями».

Перед отправкой сопроводительного письма обязательно проверьте его с помощью программ по проверке грамматики, а также попросите друга или близкого человека просмотреть его.

Форматирование и отправка сопроводительного письма

Какой бы формат сопроводительного письма вы ни выбрали, всегда указывайте на нем свое имя, адрес электронной почты и номер телефона.

Не пишите отдельное электронное письмо, сообщающее компании, что вы прикрепляете сопроводительное письмо. Просто напишите ваше сопроводительное письмо в теле основного письма. Вы также можете приложить копию вашего сопроводительного письма, но обязательно укажите о вложении в теле основного письма.

Если вы подаете заявку через систему онлайн-заявок, отправьте сопроводительное письмо в виде документа, как и ваше резюме. Если это не вариант, рассмотрите возможность включения вашего сопроводительного письма в качестве первой страницы вашего резюме, а само резюме, как вторую страницу.

Если не один из вариантов не сработает, тогда отправьте свое резюме через онлайн-систему и найдите контакт в компании, чтобы отправить вашу полную заявку. На самом деле, всегда старайтесь найти контакт в компании. Работа с человеком почти всегда более эффективна, чем работа с онлайн-системой.

Заключение

Теперь давайте подведем итоги того, что вы узнали:

• сопроводительное письмо – это документ из 250-400 слов, который убеждает отдел кадров в вашей компетенции;
• сопроводительное письмо идет вместе с резюме;
• ваше введение в сопроводительном письме должно привлечь внимание читателя и держать его до самого конца;
• есть две основные темы, которые вы должны включить в свое сопроводительное письмо: почему вы идеальный кандидат на работу и почему вы желаете работать в компании, в которую обращаетесь;
• большая часть содержания вашего сопроводительного письма должна быть с фактическими данными, без каких-либо ошибок или размытых деталей.