Секретарь
Секретарь (описание профессии)
Профессия секретаря является одной из самых распространенных.
Не существует ни одной серьезной организации, которая работала бы без первого помощника руководителя, располагающего всей информацией и имеющего к ней оперативный доступ.
История профессии
Секретари появились еще в Древнем Риме. В те времена они служили римской знати, а в их обязанности входило давать хозяевам мудрые советы. Все, что такие работники знали, они обязаны были держать в строгой тайне.
Позднее традицию иметь секретаря у древних римлян переняли европейцы и создали секретарскую должность.
В Российской Империи должность секретаря появилась при Петре I. Но на этом посту не могли работать простые крестьяне, потому что требования к таким служащим были высоки. Служить секретарем мог только человек с хорошим образованием, знающий законы и специфику профессии.
В 40-х годах ХХ века секретари появились и на предприятиях. Своими помощниками руководители организаций брали только профессионалов, поэтому в эти годы появились курсы профподготовки секретарей.
Общая характеристика профессии
Секретарь — это офисный работник, который отвечает на телефон, просматривает и регистрирует электронные и бумажные письма, составляет документы, организует встречи и выполняет поручения руководства.
Собственные решения такой работник может принимать в рамках своей компетенции.
Название этой профессии является общим для целого спектра деятельности. Так называется:
-
Секретарь на ресепшн.
Он отвечает на телефонные звонки и переадресовывает их нужному абоненту, встречает гостей и исполняет небольшие поручения руководства. -
Секретарь-референт.
Это более ответственная должность. Такой секретарь ведает всем, что происходит в офисе. Он не только отвечает на звонки и принимает почту, но и готовит различную документацию. -
Помощник руководителя.
Работники этого уровня занимаются решением проблем организации, дают указания другим служащим.
Образование секретаря
Работодатели постоянно повышают планку знаний и умений для соискателей на эту должность. Чаще всего руководители хотят, чтобы их секретари имели высшее образование.
Таким работникам также необходимо уверенно пользоваться компьютером и знать азы составления писем и заявлений. Владение иностранным языком будет преимуществом при трудоустройстве.
Должностные обязанности секретаря
В рабочие обязанности секретарей входит:
-
встреча посетителей;
-
составление документации, регистрация корреспонденции;
-
выполнение текущих поручений руководителя;
-
ответы на звонки в приемную начальника;
-
организация мероприятий внутри организации;
-
бронирование авиабилетов и гостиниц для руководства и командированных сотрудников;
-
покупка канцелярских и других офисных принадлежностей.
Требования к секретарям
Запросы работодателей к представителям этой профессии постоянно к профессии все время растут, но есть и базовые требования, которые актуальны всегда:
-
среднеспециальное или высшее профессиональное образование;
-
уверенное владение компьютером и программами Microsoft Office;
-
умение составлять документы;
-
понимание основ деятельности предприятия;
-
знание английского языка;
-
грамотная устная и письменная речь.
Личные качества секретаря
Хороший секретарь должен быть:
-
общительным;
-
доброжелательным;
-
приятным в общении;
-
организованным;
-
аккуратным;
-
пунктуальным;
-
дипломатичным;
-
с хорошей памятью.
Условия и особенности работы
Чаще всего такая должность подразумевает постоянную работу в офисе за компьютером. Но работа помощника руководителя, наоборот, может быть связана с частыми командировками.
Внешность и возраст
Требования к внешности такого работника зависят от обязанностей, которые он выполняет на работе.
Если секретарю приходится встречать гостей и коммуницировать с клиентами, то выглядеть ему необходимо «с иголочки».
Если работа специалиста в большей степени связана с приемом звонков и бумагами, внешний вид должен быть просто опрятным и соответствовать дресс-коду компании.
Средний возраст такого работника колеблется от 25 до 40 лет.
Медицинские противопоказания
Секретарская работа не подойдет соискателю с заболеваниями:
-
сердца и сосудов;
-
психики и нервной системы;
-
суставов и костей;
-
дыхательной системы;
-
зрения и слуха;
-
голосовых связок.
Плюсы и минусы профессии
Как и в любом деле, в секретарской работе есть свои положительные и отрицательные стороны.
В числе плюсов можно выделить:
-
возможность устроиться на работу без определенного уровня образования;
-
не очень сложная работа, научиться всему можно уже после трудоустройства;
-
возможность проявить себя и подняться по карьерной лестнице;
-
бывают командировки по стране и за рубеж за счет компании, в которые секретари ездят с начальством и коллегами;
-
нет большой конкуренции на рынке труда;
-
секретари со стажем высоко ценятся, поэтому через несколько лет работы можно устроиться в крупную компанию.
Минусы:
-
приходится переносить много стрессов;
-
нелегко найти работу в небольших населенных пунктах;
-
невысокий заработок.
Актуальность и востребованность профессии
Квалифицированные секретари очень ценятся работодателями и всегда востребованы.
Карьерный рост в профессии
Секретарская работа бывает разной. От сотрудника, принимающего телефонные звонки, можно вырасти до помощника начальника и даже до его заместителя.
Если компания крупная, квалифицированный работник может возглавить в ней службу секретариата.
Заработная плата
Доход такого сотрудника может быть разным и зависит от региона его работы и обязанностей, которые он выполняет.
За дополнительные навыки работнику могут начисляться надбавки: например, за знание иностранных языков.
Профессиональный праздник секретаря
Представители этой профессии по всему миру отмечают свой праздник 23 апреля.
В России день секретаря также празднуют в третью пятницу сентября.
