6 советов, чтобы ваше электронное письмо прочитали и поняли

В современном мире большая часть делового общения ведется через электронную почту.

Советы о том, как написать профессиональное электронное письмо помогут вам правильно донести информацию даже через электронную почту, показать себя, отличным профессионалом и, возможно, продвинуться по карьерной лестнице.

Указывайте тему письма

Перед тем, как отправить электронное письмо работодателю, коллеге или деловому партнеру, стоит добавить в него информативную тему. Она сразу дает получателю представление, о чем пойдет речь в письме, в чем цель вашего послания и насколько это срочно.

Наиболее эффективные темы — это призывы к действию, которые сообщают получателям именно то, что вам нужно от них.

Письма с незаполненной строкой темы могут принять за спам и в конечном итоге удалят или проигнорируют, так и не прочитав само сообщение.

Используйте правильное приветствие

После темы получатель увидит ваше приветствие.

Неправильное приветствие может даже оскорбить получателя. Например, неправильное указание имени, его неправильное написание или неправильное название компании возведет между вами и получателем невидимую стену, через которую будет очень сложно достучаться.

Кроме того, используйте правильный уровень формальности, основанный на вашем знакомстве с получателем. Вы можете использовать «Привет», когда пишете коллеге. Но для потенциальных клиентов или других профессиональных контактов безопаснее начинать с «Здравствуйте».

Также стоит избегать «Доброго времени суток» — это приветствие уже давно получило плохую репутацию. И может расстроить получателя не хуже неверного имени.

Ближе к делу

Рабочие письма должны быть краткими и понятными. Люди ежедневно просматривают множество электронных писем. Если вы долго не переходите к сути дела, адресат может до нее просто не дочитать или потеряться в дебрях ваших разъяснений.

Будьте беспощадны во время редактирования писем: используйте короткие простые предложения и исключите из текста «слова-наполнители» и ненужные пояснения. Также лучше избегать сленга и смайликов в переписке по электронной почте (при этом в общении с близким коллегой в мессенджере они допустимы, а некоторыми исследователями даже приветствуются).

Отправлять рекомендуется электронные письма длиной в два абзаца.

Оформление

Что касается шрифта, то безопаснее использовать классические шрифты, такие как Arial и Times New Roman. Цвет текста также лучше взять спокойный — черный или синий. И избегать использования трудно читаемых или игривых шрифтов и цветов, таких как розовый и зеленый.

Не злоупотребляйте жирным шрифтом и восклицательными знаками, не пишите письма со включенным Caps Lock. Сплошные заглавные буквы заставят вас выглядеть раздраженными и перевозбужденными, читателю покажется, что вы кричите на него.

Не забудьте о подписи

Перед отправкой также обязательно убедитесь, что на вашем электронном письме есть подпись, в которой указано ваше полное имя, должность, контактные данные и логотип компании. Это позволяет получателю позвонить вам, если это необходимо.

Сохраняйте важные письма

Всегда сохраняйте отправленные копии ваших электронных писем, поскольку вы никогда не знаете, когда эта информация может потребоваться. Иногда вам может потребоваться предоставить юридическое подтверждение того, что вы отправили электронное письмо (например, при обработке жалоб от клиентов).

Бонус: как написать письмо будущему работодателю

Сопроводительное письмо или переписка с работодателем, которая следует за отправкой резюме, знакомством по телефону или собеседованием важна. Чтобы хорошо зарекомендовать себя благодаря письму, следуйте таким рекомендациям:

• Сохраняйте структуру письма — приветствие, представление себя и цель письма, суть послания и подпись с вашими контактами.
• Вспомогательные материалы направляйте сразу во вложении или прикрепляйте ссылку.
• Используйте простой, но грамотный слог. Держитесь подальше от ненужного сложного словарного запаса, так как это может затруднять чтение.
• Проверьте ваше письмо перед отправкой. Письма с орфографическими ошибками испортят ваш профессиональный имидж. Можно попросить друга или родственника прочитать текст, чтобы избежать ошибок.